아웃룩 이메일로 하루 일정 구성하는 가장 빠른 방법
아웃룩 메일과 연동해 하루 계획을 자동으로 구성할 수 있다.
하루 일과를 정리해두면 예상치 못한 변수에 휘둘릴 일이 줄어든다. 특히 필자는 평소에 주로 마이크로소프트 기반 앱을 사용하기 때문에, 할 일 목록은 할 일(Microsoft To Do) 앱을 통해 작성하는 것이 자연스럽다.
할 일 앱은 윈도우 11에 기본 내장된 작업 관리 도구로, 웹은 물론 아이폰과 안드로이드폰에서도 사용할 수 있어 언제 어디서든 해야 할 일을 잊지 않고 확인할 수 있다. 게다가 무료다.
이 앱에서 특히 유용한 기능은 ‘오늘 할 일(My Day)’이다. 개인용 일일 계획 기능으로 구성도 간단하고, 직관적으로 사용할 수 있다.
이번에 소개할 팁은, 아웃룩 받은편지함에서 플래그한 이메일을 바탕으로 할 일을 자동으로 생성하는 방법이다. 필자는 매일 아침 이 과정을 반복하며 작업 능률을 크게 높이고 있다.
실행 방법은 다음과 같다:
• 할 일 앱을 열고 로그인한다. 시작 메뉴 검색창에 ‘to do’라고 입력하면 앱이 나타나며, 실행하면 된다. 업데이트가 진행될 수도 있다. 자주 사용할 예정이라면 작업 표시줄에 고정해 두는 것이 좋다.
• 동시에 마이크로소프트 아웃룩 계정에도 로그인한 뒤, 받은 이메일 중 할 일로 등록하고 싶은 항목에 플래그 표시를 한다.
• 이제 할 일 앱 왼쪽 메뉴에서 ‘플래그가 지정된 전자 메일’ 항목을 클릭하면, 앞서 플래그한 이메일이 자동으로 표시된다. 보이지 않는다면, 앱 설정에서 이 기능을 활성화하면 된다.
• 플래그된 이메일 목록에서 원하는 항목을 마우스 오른쪽 클릭한 후, ‘오늘에 추가’ 항목을 선택한다.
• 다시 왼쪽 메뉴에서 ‘오늘 할 일’을 클릭하면, 방금 선택한 이메일이 오늘의 작업 목록으로 등록된 것을 확인할 수 있다. 각 항목을 클릭하면 미리 알림, 마감일, 첨부 파일, 메모 등 다양한 정보를 추가할 수 있다.
이처럼 간단한 설정만으로도 매일의 업무 계획을 자동으로 구성할 수 있다. 할 일 앱에는 이 외에도 유용한 기능이 많다. 예를 들어 할 일 목록을 동료, 가족, 친구와 공유할 수도 있어 다양한 활용이 가능하다. 시간을 들여 기능을 하나씩 익혀두면 훨씬 더 유용하게 사용할 수 있다.
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